Prowadzenie ewidencji godzin w pracy

Każdy przedsiębiorca zatrudniający u siebie pracowników powinien prowadzić ewidencję godzin ich pracy. Jest to obowiązek, który leży po jego stronie i nie ma znaczenia czy pracownik ma umowę zlecenie, umowę o pracę czy jest praktykantem. Jest kilka zasad albo rad, które warto uwzględnić rozliczając czas pracy pracownika.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy

ewidencja czasu pracy pracownikaPrzede wszystkim każdy pracownik, powinien mieć swoją kartę czasu pracy. Co do jej formy nie ma żadnych konkretnych wymagań. Ważne jest aby karta w łatwy i czytelny sposób bez wątpliwości pozwalała odczytać ilość przepracowanych godzin. Ewidencja czasu pracy pracownika prowadzona jest w celu prawidłowego obliczenia wynagrodzenia. Takie karty czasu pracy można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Powinny być dołączone dno nich zwolnienia lekarskie, czy wnioski o urlop. Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji w przypadku osób zarządzających formą w imieniu przedsiębiorcy i w przypadku pracowników będących na ryczałcie za pracę nocną lub nadgodziny. Pracodawca nie może też udostępniać osobom trzecim karty pracy chyba, że jest to sam pracownik lub Państwowa Inspekcja Pracy. Konsekwencją nie prowadzenia kary ewidencji jest grzywna, która może wynosić od 1000 zł do 30 000 zł. Wiele firm zwłaszcza tych zatrudniających ponad 200 pracowników wprowadziło już elektroniczną ewidencję czasu pracy. Pracownicy otrzymują wówczas karty chip, które odbijają przy wejściu i wyjściu z pracy. Widoczne wtedy w systemie są spóźnienia i nadgodziny.

Kary jakie grożą za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy pokazują, że warto jednak mieć porządek w dokumentach. Są one też pomocne w przypadku gdy dojdzie do sprawy w sądzie z pozwu pracownika o np. niezapłacone nadgodziny. W takim przypadku pracodawca nie ma możliwości udowodnienia, że nadgodziny nie miały miejsca.